Tổ Chức Sự Kiện Bao Gồm Những Công Việc Gì?

Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và công đoạn khác nhau. Các công việc chính trong tổ chức sự kiện thường được chia thành ba giai đoạn: Trước sự kiện, Trong sự kiện, và Sau sự kiện. Dưới đây là chi tiết từng công việc:

1. Trước sự kiện (Pre-event)

Đây là giai đoạn chuẩn bị, có vai trò quyết định đến thành công của sự kiện.

a. Xác định mục tiêu và kế hoạch

• Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện: Quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm, xây dựng mối quan hệ…
• Xây dựng chủ đề (theme) và thông điệp sự kiện.
• Lập ngân sách chi tiết.

b. Lập kế hoạch tổ chức

• Kịch bản chương trình: Phân chia các hoạt động cụ thể theo thời gian biểu.
• Địa điểm: Tìm kiếm, khảo sát và đặt địa điểm tổ chức.
• Nhân sự: Phân công công việc cho từng bộ phận: MC, kỹ thuật viên, hỗ trợ hậu cần, lễ tân…
• Quản lý rủi ro: Dự đoán và lên kế hoạch xử lý các tình huống có thể xảy ra (thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật…).

c. Truyền thông và quảng bá

• Thiết kế và triển khai các chiến dịch truyền thông trước sự kiện.
• Phát hành thư mời, vé tham dự hoặc thông báo qua email, mạng xã hội, báo chí.
• Lên kế hoạch thu hút đối tượng tham dự (khách hàng, đối tác, báo chí…).

d. Chuẩn bị vật dụng và dịch vụ

• Lựa chọn và đặt các nhà cung cấp (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, in ấn, trang trí…).
• Thiết kế và in ấn tài liệu, banner, standee, quà tặng sự kiện.
• Thử nghiệm kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, trình chiếu…).

2. Trong sự kiện (On-event)

Tổ chức Sự Kiện bao gồm những công việc gì trong giai đoạn On-event.

Đây là giai đoạn thực thi kế hoạch đã chuẩn bị.

a. Đón tiếp và kiểm soát

• Đón khách tại khu vực check-in, hướng dẫn vị trí.
• Kiểm soát số lượng người tham dự.
• Đảm bảo các bộ phận nhân sự đã sẵn sàng.

• Điều phối chương trình theo kịch bản, phối hợp giữa MC, nghệ sĩ và đội kỹ thuật.
• Giám sát và xử lý các sự cố bất ngờ (nếu có).
• Ghi lại hình ảnh, video của sự kiện để làm tài liệu truyền thông.

c. Hỗ trợ hậu cần

• Đảm bảo các dịch vụ (ăn uống, nghỉ ngơi, vệ sinh…) được thực hiện đúng kế hoạch.
• Điều phối nhân sự tại các khu vực như sân khấu, quầy quà tặng, booth triển lãm…

3. Sau sự kiện (Post-event)

b. Quản lý chương trình

Giai đoạn này giúp tổng kết và đánh giá hiệu quả sự kiện.

a. Thu dọn và bàn giao

• Thu dọn vật dụng, trả lại hiện trạng ban đầu cho địa điểm tổ chức.
• Kiểm tra và thanh toán hợp đồng với các nhà cung cấp.

b. Đánh giá và báo cáo

• Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, đối tác hoặc khách tham dự.
• Tổng kết hiệu quả dựa trên các tiêu chí như số người tham dự, mức độ nhận diện thương hiệu, phản hồi truyền thông.
• Lập báo cáo tổng kết để đánh giá hiệu quả so với mục tiêu ban đầu.

c. Truyền thông sau sự kiện

• Chia sẻ hình ảnh, video trên các kênh truyền thông của Doanh nghiệp.
• Gửi thư cảm ơn tới khách tham dự, đối tác và nhân sự tham gia.
• Tạo bài viết, báo cáo hoặc nội dung tổng hợp để duy trì hiệu ứng từ sự kiện.

Hãy Chọn Nhà Tổ Chức Sự Kiện VietPro Event

Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là chuẩn bị một buổi lễ mà là cả một quy trình từ lập kế hoạch đến quản lý thực thi và đánh giá. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các giai đoạn và sự chuyên nghiệp trong xử lý công việc sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đáp ứng mục tiêu đã đề ra.

Về chúng tôi – VietPro Event: Tổ Chức Sự Kiện VietPro