Những Lưu ý Khi Đi Tìm Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện
Khi tìm đơn vị tổ chức sự kiện (event agency), bạn nên cân nhắc các yếu tố sau để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đúng mục tiêu:
1. Kinh nghiệm và chuyên môn
- Kiểm tra kinh nghiệm của đơn vị trong việc tổ chức các sự kiện tương tự với loại hình bạn cần (hội nghị, triển lãm, teambuilding, gala dinner…).
- Yêu cầu họ cung cấp hồ sơ năng lực hoặc danh sách các dự án đã thực hiện.
2. Sự sáng tạo và ý tưởng
- Đánh giá khả năng sáng tạo của họ qua các đề xuất ban đầu. Sự khác biệt trong ý tưởng có thể tạo dấu ấn cho sự kiện.
- Họ có hiểu và đưa ra giải pháp phù hợp với thông điệp của doanh nghiệp không?
3. Khả năng tổ chức và quản lý
Khả năng Tổ Chức là điểm cần Quan Tâm nhất trong Những Lưu ý Khi Đi Tìm Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện
- Xem xét cách họ lập kế hoạch chi tiết, phân bổ công việc, xử lý rủi ro và quản lý ngân sách.
- Hỏi về đội ngũ nhân sự và đối tác của họ (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhà cung cấp thực phẩm…).
4. Ngân sách
- Đảm bảo đơn vị tổ chức có thể làm việc trong phạm vi ngân sách bạn đề ra.
- Yêu cầu báo giá minh bạch, không ẩn phí.
5. Đánh giá từ khách hàng cũ
- Tìm hiểu nhận xét hoặc đánh giá từ các doanh nghiệp từng hợp tác với họ.
- Xem xét các video, hình ảnh hoặc báo cáo của các sự kiện trước.
6. Dịch vụ hậu cần
- Đảm bảo họ có khả năng xử lý toàn diện các khâu từ thiết kế, thi công, lắp đặt đến hậu cần sự kiện.
- Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời hoặc tại địa điểm xa, hãy kiểm tra khả năng phối hợp logistics.
7. Thái độ làm việc
- Chọn đơn vị có thái độ chuyên nghiệp, nhiệt tình và sẵn sàng lắng nghe ý kiến từ phía bạn.
- Họ có đủ linh hoạt để thích nghi với các yêu cầu thay đổi không?
8. Tính minh bạch và cam kết
- Đọc kỹ hợp đồng về quyền lợi, trách nhiệm, thời gian, và các điều khoản hủy bỏ.
- Họ có cam kết rõ ràng về thời gian, chất lượng và hỗ trợ trong suốt sự kiện không?
Khi đã chọn được một vài ứng viên tiềm năng, bạn có thể yêu cầu họ trình bày ý tưởng (proposal) hoặc mô phỏng thử một phần của sự kiện để đánh giá thêm. Điều quan trọng nhất là đơn vị đó phải hiểu rõ mục tiêu sự kiện và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp bạn.
Về chúng tôi – VietPro Event: Tổ Chức Sự Kiện VietPro
Tìm Hiểu Về Tổ Chức Sự Kiện
Cung Ứng Nhân Sự Sự Kiện Team Building VietPro
Doanh Nghiệp Nào Cần Tổ Chức Sự Kiện
Những Lưu ý Khi Đi Tìm Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện
