Nhân sự Sự kiện Team Building của một chương trình Chuyên nghiệp sẽ bao gồm các công việc gì?

Tổ chức sự kiện Team Building thành công là một quá trình phối hợp giữa nhiều bộ phận. Mỗi nhân viên trong đội ngũ VietPro Team Building đều đảm bảo vai trò quan trọng, góp phần tạo nên một chương trình hoàn chỉnh.

Khi khai trương một chương trình Team Building hay sự kiện, VietPro sẽ có những công việc rất rõ ràng , nhiệm vụ , trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận, dưới đây là các công việc chính của từng bộ phận:

Giám đốc sản xuất – Đạo diễn chương trình

Các chương trình lớn như Festival, Chương trình biểu diễn, Lễ hội, Lễ kỷ niệm…sẽ cần đến 2 chức danh này.

Đây là chức danh dành cho cấp quản lý tổng thể của một chương trình, điều hành chương trình theo ý đồ của nhà sản xuất hay yêu cầu từ khách hàng hoặc cơ quan ban ngành đảm nhận trách nhiệm cho sự kiện tổ chức. Chức danh này cam chịu trách nhiệm tổng hợp cho chương trình.

Ngoài ra, còn có các bộ phận khác như Truyền thông báo chí, quảng cáo, xin phép, an toàn cháy nổ, tổ chức biểu diễn, xin phép tác quyền, giám đốc âm nhạc (chịu trách nhiệm về những gì liên quan đến nhạc sử dụng trong sự kiện, bộ hòa âm phân phối khí…), giám đốc hình ảnh (điều chỉnh hoặc không lấy các góc máy giá của người quay phim)…

Trong bài này, tôi chỉ đề cập đến các chương trình sự kiện tư nhân và doanh nghiệp mà VietPro hay tổ chức.

Vậy một chương trình Tổ chức Team Building thì VietPro sẽ có những bộ phận nhân sự như sau:

1. Điều hành sự kiện – Công việc Nhân sự Sự kiện Team Building đòi hỏi kinh nghiệm

Điều hành sự kiện là người chịu trách nhiệm tổng thể về việc tổ chức chương trình. Nhiệm vụ chính bao gồm:

• Lập kế hoạch và điều phối: Xây dựng kịch bản chi tiết, phân công nhân sự và quản lý thời gian của từng hoạt động.
• Giám sát thực hiện: Đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, đúng lịch trình và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh.
• Phối hợp các bộ phận: Kết nối giữa MC, đội kỹ thuật, quản lý thiết bị và các nhân viên hỗ trợ.

2. Quản lý thiết bị

Bộ phận quản lý thiết bị chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị và bảo quản toàn bộ vật dụng, thiết bị cần thiết cho sự kiện. Công việc chính bao gồm:

• Đảm bảo số lượng và chất lượng thiết bị: Kiểm tra đầy đủ các hạng mục theo danh sách đã thống nhất trước khi giao cho đội kỹ thuật hoặc nhân viên hỗ trợ.
• Bàn giao và ký nhận: Quản lý quy trình bàn giao thiết bị, ký nhận với các bộ phận sử dụng để đảm bảo không xảy ra mất mát hoặc thiếu sót.
• Thu hồi và bảo quản: Thu dọn và kiểm kê lại thiết bị sau khi chương trình kết thúc, đảm bảo mọi vật dụng được bảo quản đúng cách.

3. Nhân viên chỉnh âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng

Đây là bộ phận riêng, chịu trách nhiệm về trải nghiệm âm thanh và hình ảnh tại sự kiện. Nhiệm vụ chính:

• Setup âm thanh và ánh sáng: Lắp đặt loa, micro, màn hình LED, đèn sân khấu và các thiết bị hỗ trợ khác trước khi chương trình bắt đầu.
• Điều chỉnh hiệu ứng trong sự kiện: Đảm bảo âm thanh rõ ràng, ánh sáng phù hợp với từng phân đoạn của chương trình, từ những trò chơi sôi động đến phần chia sẻ cảm xúc.
• Xử lý sự cố nhanh chóng: Giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến âm thanh, ánh sáng hoặc hiệu ứng để không làm gián đoạn sự kiện.

4. MC sự kiện và Team Building – Linh hồn của chương trình

MC chính là người kết nối, dẫn dắt và giữ nhịp chương trình. Vai trò của MC bao gồm:

• Truyền cảm hứng: Dẫn dắt, tương tác với khán giả và khơi gợi tinh thần đồng đội trong các hoạt động.
• Tạo không khí vui vẻ: Sử dụng kỹ năng giao tiếp và ứng biến linh hoạt để giữ sự hào hứng xuyên suốt chương trình.
• Duy trì tính chuyên nghiệp: Dẫn dắt chương trình theo đúng kịch bản nhưng vẫn đủ sáng tạo để hấp dẫn người tham gia.
• Xử lý tình huống: Trong quá trình diễn ra sự kiện, nếu có tình huống xảy ra, MC là người luôn gữ bình tĩnh để xử lý tình huống, có thể về âm thanh, đỡ lời, kéo dài thời gian, đẩy không khí, tạo cảm xúc…cho chương trình được đẹp hơn.

5. Nhân viên Faci – Hỗ trợ thiết bị và người chơi

Đội ngũ Facilitators (Faci) đóng vai trò hậu cần trực tiếp trong các hoạt động Tổ chức Team Building. Nhiệm vụ chính:

• Setup và quản lý khu vực trò chơi: Chuẩn bị dụng cụ, sân bãi và giám sát để đảm bảo hoạt động diễn ra an toàn.
• Hướng dẫn người chơi: Giải thích luật chơi, hỗ trợ các đội nhóm và tạo động lực trong quá trình tham gia.
• Hỗ trợ MC: Phối hợp cùng MC để quản lý thời gian và kiểm soát tình hình trong các phần chơi.

6. Tất cả nhân sự thuộc VietPro Team Building – Tinh thần chuyên nghiệp

Điểm khác biệt của VietPro Team Building nằm ở đội ngũ nhân sự đồng bộ và chuyên nghiệp. Từ quản lý thiết bị, đội kỹ thuật âm thanh ánh sáng, đến MC và Faci, tất cả đều làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo chương trình diễn ra hoàn hảo từ đầu đến cuối.

Hãy để VietPro Team Building đồng hành cùng bạn, mang đến những khoảnh khắc đáng nhớ và gắn kết ý nghĩa cho tập thể! 🌟